E-arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, kağıt israfı olmadan matbu fatura yerine kullanılan Gelir İdaresi Başkanlığı'nın dijital fatura sistemidir.
E-arşiv fatura uygulaması ile fatura düzenlediğiniz yurt içi yerleşikler kendi vergi bilgilerinde isimlerine düzenlenen faturalara ulaşabilirler.
E-arşiv fatura elektronik ortamda düzenlenir ve bir nüshası saklanıp arşivlenebilir.
E-dönüşüm kapsamında daha doğa dostu bir gelecek için e-arşiv faturaya geçişi özel kurumlar ve devlet kurumları desteklemektedir.
E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki farklar nedir?
En basit yaklaşımla e-fatura kurumlar arası (B2B) faturalama için kullanılan bir sistem iken e-arşiv fatura ise kurumdan son tüketiciye (B2C) satışlar için kullanılan sistemdir.
E-arşiv fatura keserken karşı tarafın bireysel ya da kurumsal olması fark etmeksizin e-arşiv fatura mükellefi olması gerekmemektedir ancak e-fatura düzenlenebilmesi için fatura alıcısının da e-fatura mükellefi olması gerekir.
E-arşiv faturalar GİB sistemine takip eden günde 24.00'a kadar bir rapor üzerinden iletilirken; e-faturalar alıcıya doğrudan GİB sistemi üzerinden iletilir.
E-arşiv fatura e-posta ya da çıktısı alınarak alıcıya iletilebilir, imzalanabilir ve kaşelenebilir. E-fatura ise GİB üzerinden alıcının e-fatura sistemine iletilir.
Aşağıdaki tabloda e-arşiv fatura ile e-faturanın farkları gösterilmiştir.
e-Arşiv | e-Fatura |
E-fatura mükellefi olmayan firma ve şahıslar için düzenlenir. | E-fatura mükellefi olan müşteriler için düzenlenir. |
GİB'e 24 saat içinde rapor iletilir. | Fatura GİB üzerinden iletilir. |
Mali mühür ve zaman damgası onaylıdır. | Mali mühür ile oluşturulur, zaman damgası içermez. |
GIB portalından ve entegrasyonla düzenlenebilir. | GIB portalı, entegrasyon ya da işletme içi uygulama ile kullanılabilir. |
Kağıt baskısı geçersizdir. | Elektronik belge olarak basılabilir. |
Ücretsizdir. | Entegrasyonlara abonelik için ücret ödersiniz. |
E-arşiv fatura kullanmanın avantajları nelerdir?
E-arşiv fatura düzenleyerek basılı fatura maliyetinin önüne geçersiniz.
E-arşiv faturalar taşıma esnasında basılı faturaların başına gelebileceği gibi kaybolma riski taşımaz.
Üzerinde "irsaliye yerine geçer" ibaresi bulunan e-arşiv faturalar irsaliye yerine kullanılabilir.
E-arşiv fatura kullanımı faturalama işlemindeki hata payını azaltır ve muhasebeleştirmeyi kolaylaştırır.
E-ticaret sitesi kurmak istiyorsanız basılı faturalarla uğraşmak yerine e-arşiv fatura keserek zamandan tasarruf edebilirsiniz.
E-arşiv fatura kullanmanın dezavantajları nelerdir?
E-arşiv fatura kullanmak avantajlarının yanı sıra dezavantajları da beraberinde getirir.
E-faturadaki gibi entegratör aracılığıyla belge özelleştirme seçeneği kısıtlıdır.
GİB portalda evraklar için hiçbir tasarımsal değişiklik yapılamamaktadır.
E-arşiv fatura formatı ve standardı GİB tarafından belirlenir.
7 günden daha eski işlemler için fatura kesilemez.
E-arşiv Fatura Nasıl Oluşturulur?
E-arşiv fatura kesmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-arşiv fatura portalına giriş yapmanız gerekir.
Giriş yaparken sizden istenen bilgiler muhasebeciniz tarafından e-arşiv fatura mükellefi iseniz sizinle zaten paylaşılır.
İnteraktif Vergi Dairesi giriş bilgileri ile e-arşiv fatura portalı giriş bilgileri aynıdır.
GİB portalında bir e-arşiv faturası kesebilmek için bazı bilgilerin forma eklenmesine ihtiyaç vardır.
Fatura bilgileri
Fatura bilgileri alanında faturanın düzenlendiği tarih saat bilgileri ile birlikte ödeme aldığınız para birimi, döviz kuru ve fatura tipi seçilir.
Döviz ile ödeme alındığı durumda faturadaki döviz kuru Merkez Bankası'nın saat 15.30'daki döviz alış kuru olarak girilecektir. Burada girilen döviz değeri mal toplamı ile çarpılır ve TL değeri fatura düzenlendikten sonra belgede görüntülenir.
Alıcı bilgileri
Fatura düzenlenecek şirket/şahıs bilgilerine ihtiyaç vardır. Gerekli bilgiler şu şekildedir:
VKN/TCKN
Ünvan
Ad/soyad
Vergi dairesi
Ülke
Adres
VK/TCKN numarası girdiğinizde mükellefin bilgilerinin bir kısmı alıcı bilgileri alanlarında otomatik doldurulur.
Yurtdışı bir müşteri için fatura kesilecekse 1111111111 şeklinde TCKN numarası girilmelidir. Vergi dairesi alanı boş bırakılabilir.
İrsaliye bilgisi
İrsaliye, satışı gerçekleştirilmiş olan veya satılmak üzere olan malın bir adresten başka bir adrese taşınmasını sağlayan belgedir. İrsaliyede malın kime ait olduğu, kime teslim edileceği bilgiler esastır.
Sevk irsaliyesi malın satıcıdan alıcıya ulaştırılması halinde hazırlanan bir belgedir. İrsaliye tarih ve numarası, mal irsaliyeli sevk ediliyorsa e-arşiv fatura içerisine dahil edilebilir.
Mal hizmet bilgileri
E-arşiv faturanın mal hizmet bilgileri bölümünde, sattığınız ürün veya hizmetleri kalem kalem girmelisiniz.
Her bir kalem için aşağıdaki bilgileri faturaya eklersiniz:
Mal/hizmet
Miktar
Birim (adet, kap, vb.)
Birim fiyat
İskonto oranı ve iskonto tutarı
Mal/hizmet tutarı
KDV oranı ve KDV tutarı
Bu bilgiler faturaya eklendikten sonra mal/hizmet toplam tutarı, hesaplanan KDV, toplam iskonto ve vergiler dahil toplam tutar otomatik hesaplanır.
Mikro ihracat gönderilerine KDV eklenmez.
Notlar
Faturanın notlar bölümü mal ya da hizmetin verilme şekline, ödeme yöntemlerine, vb. detaylara ayrılmıştır. Örneğin:
Faturada malın ya da sağlanan hizmetin bedeli hem rakam ile hem de yazı ile yazılır. Yazı ile olan kısmı notlarda belirtilir.
Ödeme banka kanalı ile gelmişse hangi bankaya ve hesap numarasına geldiği notlara eklenir.
Bir mikro ihracat gönderisi ise teslimat şekli ve menşei bilgisi notlarda belirtilir.
Teslimat adresi fatura adresinden farklı ise bu alana not düşülür.
E-arşiv Fatura Nasıl İmzalanır?
Düzenlenen e-arşiv faturaları soldaki "Belge İşlemleri" menüsüne tıklayıp "Düzenlenen Belgeler" sekmesinde görebilirsiniz.
Düzenlenen belgeler satır satır bu listede belirli tarih aralığına göre filtrelenerek listelenecektir.
Her bir fatura satırının sol tarafında çıkan kutucuğa bir kez tıklayıp faturayı seçtikten sonra hemen üstte yer alan "GİB İmza" düğmesine tıklarsanız sistemde tanımlı telefon numaranıza bir onay şifresi gönderilir.
Bu şifre, açılır penceredeki girdi alanına eklenip işleme onay verildiğinde e-arşiv faturanız da imzalanmış olur.
E-arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?
E-arşiv faturalar oluşturulduktan sonra düzenlenebilir yapıdadır. Fatura oluşturduğunuz sekmede olmasa da soldaki menü içerisinde düzenlenen faturalar arasından o gün kestiğiniz faturaları sorgularsanız çeşitli araçların yer aldığı yeni bir sekme sizi karşılar.
Bir e-arşiv faturayı oluşturduktan sonra düzenleyebilmek için o faturanın henüz imzalanmamış olması gerekir.
Faturayı düzenleyebilmek için "düzenlenen belgeler" sekmesine ulaşın.
İlgili faturayı seçin ve "düzenle" düğmesine tıklayın.
Fatura oluşturduğunuz ekrana benzer bir görünüme sahip pop-up açılacak. Gerekli değişiklikleri faturada yaptıktan sonra işlemi kaydedin.
E-arşiv Fatura Sıkça Sorulan Sorular
E-arşiv portal uygulamasına nasıl giriş yapılır?
E-arşiv fatura portalına GİB e-arşiv fatura sisteminden giriş yapabilirsiniz.
E-arşiv fatura kimler için zorunludur?
E-arşiv fatura bir noktadan sonra yasal olarak zorunludur.
Aynı gün içinde vergiye tabi olmayan kişilere 30000 TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler.
Aynı gün içinde vergiye tabi kişilere 440000 TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler
Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayan son tüketicilere 5000 TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler
E-defter kullanan firmalar
E-fatura kimler için zorunludur?
Vergi Usul Kanunu 509 No’lu Genel Tebliğ’de Değişiklik Yapılmasına Dair 535 No’lu Tebliğ kapsamında 2023 yılında e-Fatura’ya geçiş şartları değişti. E-fatura zorunluluğu hakkında ilgili tebliğe göz atabilirsiniz.
E-arşiv fatura iptal süresi ne kadar?
E-arşiv faturayı oluşturduktan en geç 7 gün içinde iptal talebi oluşturmalısınız.
E-arşiv fatura sorgulama nasıl yapılır?
E-Arşiv Fatura sorgulama işlemi GİB e-arşiv sorgulama adresi üzerinden yapılır. Sisteme giriş yapılması için “Vergi Kimlik Numarası” veya “TC Kimlik Numarası” kullanılır ve faturaların doğruluğu yapılan giriş ardından kontrol edilir.
E-arşiv fatura irsaliye yerine geçer mi?
Malın tesliminde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenir. Düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikası yazılırsa ayrıca belge üzerinde "İrsaliye yerine geçer" ibaresi eklenirse e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, sevk irsaliyesi yerine geçer. Ayrıca matbu çıktısının satıcı ya da yetkili tarafından imzalanması gerekmektedir.
E-arşiv fatura mı yoksa e-fatura mı kullanılmalıdır?
E-arşiv ve e-fatura zorunluluk hallerine giren durumlarda bunlardan birisi ya da her ikisini birden kullanabilirsiniz.
E-arşiv fatura ve e-fatura aynı anda kullanılabilir mi?
E-arşiv fatura ve e-fatura alıcının mükellefiyet durumuna göre aynı anda kullanılabilir.
İmzalanmayan e-arşiv faturalar geçerli sayılır mı?
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre GİB'te imzalanmayan faturalar geçersiz sayılır.
E-arşiv fatura entegrasyonlarını hangi firmalar yapıyor?
Yengeç, Logo, Paraşüt, Bizimhesap, vb. firmalar e-arşiv fatura entegrasyonları sunmaktadır.
Wix ile bir e-ticaret sitesi kurmak istiyorsanız Sopyo'nun Wix e-ticaret ve fatura entegrasyonlarına göz atabilirsiniz.
E-ticaret siteleri için e-arşiv fatura gerekli midir?
E-arşiv zorunluluğu haline giren durumlar e-ticaret sitelerinden yapılan satışlar ve faturalar için de geçerlidir. E-ticaret sitelerinde e-arşiv ve e-fatura entegrasyonu ile faturalandırma süreçlerini oldukça hızlandırabilir ve hata oranını düşürebilirsiniz.
Not: Bu rehberde paylaşılan bilgiler doğruluğu zaman içinde değişebileceğinden işletme faaliyetleriniz için yasal bir dayanak oluşturamaz. Bu sorumluluk size aittir.